HAYATI KOLAYLAŞTIRAN ELEKTRONİK ÇÖZÜM KEP NEDİR?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP ) sisteminin önemi pandemi süreciyle birlikte daha net gözler önüne serildi ve bu süreç gösterdi ki yeni dünyanın dijital ortam üzerine şekillendiği gelecekte KEP’i olmayan kalmayacak.

Dijitalleşme ve teknolojinin gelişmesine paralel çalışma yaşamı ve iş yapış şekilleri değişime uğruyor. İşleyiş dijital, iş yaşamı daha mobil hale geliyor. Her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını, gönderildiği biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu tespit eden ve gönderilen içeriğin değişmemesini ve güvenli hale gelmesini sağlayan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP ) sistemi, iş yaşamının daha güvenli ve sağlıklı işleyişi açısından önemini gün geçtikçe artırıyor. Özellikle son yıllarda sıklıkla gündeme gelen KEP, ticari kuruluşlar yanı sıra kişisel kullanım oranları ile de dikkat çekiyor.

Covid-19 Pandemisi ile birlikte dijital çağın getirilerini daha çok test eden şirketler, uzaktan çalışma sistemi ve tüm iş süreçlerinin online yürütülmesi ile KEP sistemine hızla geçiş yapıyor. İş yaşamını disipline eden ve özellikle şirketlerde mali avantajları ile öne çıkan KEP, hala birçok yönü ile yeterince bilinmiyor. Hizmet kalitesi ve şirketlere özel geliştirdiği çözümler ile öne çıkan TÜRKKEP, KEP ile ilgili bilinmeyenleri, sunduğu avantajlarıve işleyişi ele alıyor. Türkkep Genel Müdürü Olcay Yıldız ‘KEP’in faydaları pandemi süreciyle birlikte daha net gözler önüne serildi ve bu süreç gösterdi ki yeni dünyanın dijital ortam üzerine şekillendiği gelecekteKEP’i olmayan kalmayacak’ diyor.

Dijitalleşen dünyada hızlı çözüm KEP…

KEP en kısa anlatımıyla iadeli taahhütlü gönderi gibi deliller üreten, kullanım için e-imza gerektiren ve yasalgeçerliliği olan güvenilir e-posta olarak tanımlanıyor.Resmi yazışmalar ya da sözleşmeler gibi birçok resmi evrak akışını dijital ortamda güvenli ve hızlı şekilde sağlayan sisteme KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adı veriliyor. KEP, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını gönderilen biçimde koruyor, alıcının kim olduğunu kesin olarak tespit ediyor, içeriğin kesinlikle değişmemesini sağlayarak yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiriyor.KEP kullanan kurumların ya da şahısların iş veya kamu ile yazışmalarını yürütmek için fiziki bir adreseihtiyacı olmuyor. Olması gereken sadece KEPadresi ve internet.

KEP Neden Kullanılmalıdır?

• Ticari faaliyette bulunan işletmeler ya da şahıslar için önemli elektronik dönüşüm ürünlerinden biri olan KEP, şirket için önemli yazışma ve belgeleri uzun süre güvenle saklamanın yanında işlemleriçok daha hızlı bir şekilde gerçekleştiriyor.
• Tüm hukuki, ticari yazışmaları ve önemli belge paylaşımlarını gönderildiği şekli ile koruyor. E-imza ve zaman damgası ile uygulanan tüm adımları kayıt altın alarak yasal geçerliliğini ve belgelerin kesin delil olma özelliğini koruyor.
• Online ortamda alınan ve gönderilen her KEP iletisi, mahkemede bir delil niteliği taşıyor. Noter onaylı olarak belge özelliği taşıyor. Okunmama, ulaşmama veya ‘spam’a düşme gibi sorunları ortadan kaldırıyor.
• Hem zamandan tasarruf sağlıyor hem de lojistik ve idari maliyetlerde avantaj yaratıyor. Gönderi ve depolama maliyetlerinde önemli ölçüde tasarruf sağlıyor. Posta, arşiv, kargo, baskı ve toner gibi masraflar ortadan kalkıyor.Kağıt israfını önlediği için KEP tam anlamıyla doğa dostu ve çevreci bir iş süreci sunuyor.
• e-Saklama ortamları ile entegre edildiğinde geriye dönük evrak takibi ve veri akışını hızlandırıyor.
• Zaman ve mekân bağımsızlığı sunarken hızlı işlem kabiliyeti sağlıyor.
• Kişisel hataları minimize ediyor. Şirketleri disipline ederek kişilere bağımlılığı azaltıyor.
• Başta Adalet Bakanlığı olmak üzere UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) üzerinden gönderilen tebligatlar KEP ile yanıtlanabiliyor.
• KEP iletisinin oluşturduğu deliller 20 yıl süreyle güvenle saklanıyor.

Elektronik olarak imzalanmış bir belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca ıslak imzalı belgeyle aynı geçerliliğe sahiptir. KEP adresi sadece tek kişiye veya şirkete atanan bir elektronik posta adresidir.

KEP Nerede Kullanılır?

Her türlü bildirim, başvuru, dilekçe, ticari taraflar arasında yapılan yazışmalar, ihale, sözleşme evraklarının paylaşımı, şirket beyannameleri, fatura, hesap özeti, bordro, teklif, ihtar, ihbar, ödeme talimatı gibi gönderiler KEP ile online ortamda gerçekleştiriliyor. Yani iş akışında yer alan tüm bu değerli evraklar herhangi bir banka şubesi, noter ya da adliyeye gitmeden elektronik ortamda temin edilip işlem yapılabiliyor. 

KEP’iKimler Kullanır?

• Kamu kurumları kendi arasında, kamu kurumları ve şirketler arasında, şirketler kendi aralarında, şirketler ve kişiler arasındaki tüm resmi yazışma süreci KEP ile yapılabiliyor.
• Noter üzerinden iadeli taahhütlü posta ile giden bir evrakın kişiye ulaşma süresi minimum 2 gün iken, KEP bu süreyi birkaç saniyeye indiriyor. Benzerşekilde noter üzerinden yapılan işlemlere göre KEP yaklaşık yüzde 99 maliyet tasarrufu sağlanıyor. 
• Şirketler tüm resmi sözleşmelerini, finansal süreçlerini, İK yönetimlerini KEP ile resmi olarak online ortamda yönetebilirken bireylerde birçok ihtiyacını KEP ile fiziki olarak bir yere gitmeden çözebiliyor. Örneğin veliler okul kayıt sözleşmelerinin okula gitmeden KEP ile yapabiliyor.
• Ev sahiplerinin kiracılarla olan tüm süreçlerini KEP ile yürütmeleri onlar için oldukça güvenli süreç yaratıyor. Hatta ileride ev sahipleri KEP’i olmayana ev kiralamayabilir. 
• Banka ödeme talimatı vermekten, fatura itirazına kadar bireylerin bulunduğu ortamdan uzaklaşmadan KEP kullanarak bilgisayarı ya da cep telefonu üzerinden mobil imza yardımıyla birkaç dakika içinde halledebileceği birçok işlem mevcut.
• Uzaktan ticaret işlemlerindegerek satıcı gerek alıcı sözleşme ve siparişleri KEP ile göndererek kendisini güven altına alabilir.  Yüz yüze etkileşimin azaldığı, tüm hizmet ve iş akışının hızla online ortama taşındığı bir ortamda KEP bir anlamda alıcı ve satıcıyı koruyan bir hizmet olarak öne çıkıyor.
• Şirketler bayileri, tedarikçileri veya çalışanları ile tüm iletişimlerini KEP üzerinden yaparak yasal olarak haklarını korumaya alabilirler.

TÜRKKEP KEP Nasıl Alınır?

E-dönüşüm pazarında yetkilendirildiği 2013 yılından bu yana hizmet veren TÜRKKEP, e-dönüşüm hizmetlerine yönelik hizmet kalitesi, güvenilirliği, çözüm odaklı yaklaşımı ve ihtiyaç temelinde geliştirdiği hizmetler ile şirketlerin tüm resmi yapılanmasına yönelik işlerini kolaylaştırıyor. Kurumlar arası evrak akışını disipline ederek, iş akışını resmileştiren TÜRKKEP, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), e-yazışma, e-fatura, e-arşiv fatura, e-defter, e-saklama, e-imza, KEP Kurumsal Çözümler gibi ürün ve hizmetler sunuyor.  Toplamda 200’e yaklaşan bayi sayısı ile Türkiye’nin hemen her ilinde hizmet veren Türkkep, KEP almak isteyen müşterilerine yerinde de hizmet veriyor.KEP sahibi olmak için TÜRKKEP’incweb sitesi üzerinden https://turkkep.com.tr/on-basvuru/kayitli-elektronik-posta-on-basvuru/ başvuru formunu doldurarak kolayca KEP sahibi olunabiliyor.  Online başvuru dışında Türkiye’nin dört bir yanında konumlanan TÜRKKEP bayileri üzerinden de başvuru yapılarak çok kısa sürede KEP sahibi olunabiliyor.